Vision.Toolbox Gesamtlösung

Vision.Toolbox eAkte

Gesamtlösung zur Digitalisierung von Akten und Posteingängen für Kommunen und Behörden – TR-Resiscan-konform, aus einer Hand. Von der Beratung über die Scanlösung mit individuellen Anpassungen bis zur Übergabe an Ihr DMS.

TR-Resiscan-konform
DMS-Integration
Alles aus einer Hand
Ihre Vorteile auf einen Blick
TR-Resiscan
Rechtskonforme Scanlösungen für die öffentliche Verwaltung
Einführungsbegleitung
Schulung für Scan-Team, Admins und Key-User
Individuell
Anpassungen auf Basis Ihrer Anforderungen und rechtlicher Vorgaben
DMS-Übergabe
Steuerungsdateien für den automatisierten DMS-Import

Die vier Säulen der Vision.Toolbox eAkte

Die Vision.Toolbox eAkte ist keine Einzelanwendung, sondern eine aufeinander abgestimmte Gesamtlösung aus Beratung, individuell angepassten Scan- und Erfassungslösungen, exklusiven VISION-Werkzeugen und professioneller Einführungsbegleitung.

e-Akte für Kommunen & Behörden
Digitalisierung intern mit eigenem Personal oder extern über Digitalisierungsdienstleister – wir beraten und setzen die Vorgaben mit Ihnen um
Individuelle Zusatzlösungen auf Basis Ihrer Anforderungen am Arbeitsplatz der Sachbearbeiter oder in der Poststelle
Automatisierte Trennung von Dokumenten und automatisierte Indexierung Ihrer Akten
Einbindung des Know-hows der Sachbearbeiter zur Vorbereitung der Digitalisierung Ihrer Aktenn.
Anbindung an Fachverfahren
Abgleich von Informationen und Anreicherung notwendiger Daten zur Absicherung von Qualität
Automatisierung der Indexierung notwendiger Informationen zur Aktenführung
Schnittstellen und individuelle Anpassungen auf Basis Ihrer bestehenden Systemlandschaft
Tabellen zur Erstellung der benötigten Indexinformationen verwenden und automatisiert auslesen
Schulung & Einführungsbegleitung
Ausbildung des Scan-Teams – praxisnah und auf Ihre Scan-Infrastruktur abgestimmt
Ausbildung Administratoren – für einen stabilen, eigenständigen Betrieb
Ausbildung Key-User – als interne Multiplikatoren im laufenden Betrieb
Dokumentation, Prozessbegleitung und laufender Support nach der Einführung

Warum Vision.Toolbox eAkte?

Die Vision.Toolbox eAkte ist eine individualisierbare Basislösung von VISION – keine Standardsoftware von der Stange, sondern eine Gesamtlösung, die auf die spezifischen rechtlichen und organisatorischen Anforderungen von Kommunen und Behörden zugeschnitten wird.

TR-Resiscan und rechtliche Vorgaben von Anfang an
Die eAkte-Lösung wird von Beginn an auf TR-Resiscan-Konformität und die geltenden rechtlichen Vorgaben ausgelegt.
Exklusive VISION-Werkzeuge & Schnittstellen
Individuelle Anpassungen in Verbindung mit Produkten namhafter Hersteller und eigenen Lösungen – VISION ergänzt Standardlösungen um genau das, was öffentliche Auftraggeber benötigen.
Lokale KI-Lösung integrieren
Vision.Toolbox AI-Extractor ermöglicht die Integration lokaler KI in Ihre Scan- und Erfassungsprozesse. Alle Daten verbleiben in Ihrer Infrastruktur.
Intern oder extern – wir helfen bei der Entscheidung
Ob die Digitalisierung mit eigenem Personal oder über einen Dienstleister erfolgt – wir beraten neutral, begleiten den gesamten Prozess und setzen die Vorgaben gemeinsam mit Ihnen um.

Ihr Weg zur digitalen Akte – strukturiert und sicher

Von der Analyse der bestehenden Aktenstrukturen bis zur vollständigen Einführung begleiten wir Sie durch jeden Schritt – mit klaren Meilensteinen, festen Ansprechpartnern und bewährten Methoden.

Bewährtes Vorgehen
1
Anforderungsanalyse & Beratung
Aufnahme Ihrer Aktenstrukturen, rechtlichen Vorgaben (TR-Resiscan) und organisatorischen Anforderungen. Entscheidungshilfe: intern oder extern digitalisieren? Gemeinsame Definition des Lösungsumfangs.
2
Konzeption & individuelle Anpassung
Konfiguration der Scan- und Erfassungslösung, Einrichtung individueller Workflows, Erstellung der Steuerungsdateien für den DMS-Import und Anpassung an Fachverfahren.
3
Pilotbetrieb & Qualitätssicherung
Testbetrieb mit realen Akten, Validierung der Transfervermerke, Prüfung der Signatur/Siegelung und Überprüfung der DMS-Übergabe. Feinjustierung auf Basis der Ergebnisse.
4
Schulung & produktiver Betrieb
Ausbildung von Scan-Team, Administratoren und Key-Usern. Übergabe in den Produktivbetrieb mit Dokumentation, Prozessbegleitung und laufendem Support.

Von der Beratung bis zum laufenden Betrieb

Wir begleiten Sie durch alle Phasen Ihres eAkte-Projekts – mit einem festen Ansprechpartner, klarer Verantwortung und dem gesamten Leistungsportfolio von VISION unter einem Dach.

1
Beratung & Analyse
2
Konzeption & Beschaffung
3
Umsetzung & Anpassung
4
Schulung & Einführung
5
Laufender Service

Für wen ist die Vision.Toolbox eAkte gemacht?

Die Lösung richtet sich an kommunale und öffentliche Auftraggeber, die Akten und Posteingänge rechtssicher digitalisieren und in ihre bestehende DMS-Landschaft überführen möchten – intern oder über einen Dienstleister.

Kommunen Behörden Öffentliche Auftraggeber Stadtverwaltungen Landratsämter Poststellen Fachabteilungen Archivierung & DMS

Warum Vision?

VISION bringt jahrelange Erfahrung in der Umsetzung von Digitalisierungsprojekten für die öffentliche Verwaltung mit. Wir kennen die Anforderungen von TR-Resiscan, die Erwartungen öffentlicher Auftraggeber und die Herausforderungen im laufenden Betrieb – und entwickeln daraus individualisierbare Basislösungen.

TR
Resiscan-konform
1
Ansprechpartner
Anpassbarkeit
Beratungsgespräch

Überzeugen Sie sich selbst

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